N'hésiter pas à communiquer avec nous

La présente Politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. La préservation de la confidentialité des renseignements personnels revêt une grande importance pour nous, c'est pourquoi nous nous engageons à respecter les normes éthiques les plus strictes lors de la manipulation de toutes les informations, en particulier les données personnelles.

QUI SOMMES-NOUS ?

Électro-Spray est une entreprise de traitement de métaux spécialisée dans le sablage au jet et l’application de peinture en poudre. Elle offre un service de haute qualité à tous types de clients sur le territoire de la Montérégie.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

On entend par renseignement personnels, des renseignements qui permettraient d’identifier une personne ou de les lier directement à cette même personne.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont principalement dans le cadre de notre service des ressources humaines, de la paie et du recrutement, ils comprennent les renseignements :

• D’identification, comme un prénom, un nom, adresse, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, numéro d’assurance maladie, sexe et genre ;
• Financiers, soit les informations bancaires, comme le salaire, l’adresse de votre institution financière et numéro de compte ;
• Relatifs à la situation sociale ou familiale et les coordonnées d’urgence ;
• De santé, scolaires et relatifs à la formation tels, les antécédents médicaux, scolaires, professionnels.

Bien que nous commercions majoritairement avec des entreprises privées, nous faisons aussi affaire avec des particuliers. Dans ce cas, nous collectons les renseignements :

• D’identification, comme un prénom, un nom, courriel et numéro de téléphone

COMMENT COLLECTONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous collectons des renseignements personnels auprès de nos employés et candidats via le site Web remplissant un formulaire, par courriel, par téléphone ou par transmission de papier lors de :

• La réception d’une candidature, d’un curriculum vitae ;
• L’entrevue ;
• L’embauche ;
• L’adhésion au programme d’assurance et REER.

Puis nous collectons les renseignements des clients via le site Web remplissant un formulaire, par courriel, par téléphone ou par transmission de papier lors de leur visite.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous avons la possibilité d'utiliser des renseignements personnels de l'une des manières mentionnées ci-dessous, soit avec le consentement, soit conformément à d'autres bases légales. Dans chaque situation, nous précisons les raisons pour lesquelles nous utilisons les renseignements :

• Recrutement ;
• Dossier employé ;
• Dossier de formation ;
• Dossier CNESST ;
• Adhésion aux assurances et REER ;
• Rémunération ;
• Identification et contact du client.

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux membres du personnel de l’entreprise, aux fins énumérées précédemment, à la condition que ces renseignements soient nécessaires dans le cadre de leurs fonctions. Ces renseignements sont utilisés à l’interne de façon confidentielle et restreinte. Tout membre du personnel de l’entreprise ayant accès à des renseignements personnels doit signer une entente de confidentialité.

L'entreprise peut divulguer des renseignements personnels de nos employés à des partenaires externes, aux fins énumérées précédemment, tels que, Service Québec, Service Canada, la CNESST, la mutuelle de prévention, une firme comptable, une compagnie d’assurance, un service informatique et à qui de droit par obligation légale. À noter qu’aucun renseignement personnel sur les clients n’est partagés à l’externe.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période requise pour les objectifs énoncés dans cette Politique, ainsi que pour respecter nos obligations légales.

Pour obtenir des informations supplémentaires concernant la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Comment communiquer avec nous ? »

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TRANSFERTS HORS QUÉBEC ?

Les renseignements personnels que nous collectons via transmission de papier sont conservés dans des classeurs sécurisés. Puis, la majorité des renseignements personnels sont conservés dans un environnement informatique sécurisé. Notez qu’aucun renseignement personnel n’est transféré hors Québec.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé, que ce soit à l’aide de pare-feu, de sauvegarde, de mots de passe, de la gestion des accès aux personnes autorisées, du verrouillage des classeurs et de la restriction d’accès aux locaux.

L’entreprise révise périodiquement les mesures de sécurité en place pour s’assurer de leur bonne application, de leur efficacité ainsi que leur pertinence compte tenu de l’évolution des systèmes et des technologies de l’information.  Nous collaborons avec une entreprise spécialisée en sécurité informatique pour assurer l’implantation et les mises à jour des meilleures pratiques et outils en sécurité technologiques.

QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Toute personne détient le droit d’accès, d’exactitude, de rectification, de désindexation, d’anonymisation et de retrait vis-à-vis ses renseignements personnels. Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Ces coordonnées se trouve dans la section « Comment communiquer avec nous ? »

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?

Si vous avez des préoccupations, questions, requêtes ou plaintes à propos de la Politique ou concernant la gestion de vos renseignements personnels, veuillez communiquer par courriel ou par téléphone, à la personne responsable de l’accès à l’information :

• Contact : Mireille Lavoie, Directrice des ressources humaines et responsable de la politique de confidentialité
• Courriel : mireille.lavoie@equiparc.com
• Téléphone : 450 346-1882

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA POLITIQUE ?

Il peut arriver que nous collections d’autres types de renseignements personnels dans le futur ou que nos techniques de conservations évoluent. Nous allons donc mettre à jour la Politique en temps et lieux. Nous vous invitons à examiner la Politique chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique a été adoptée le 8 septembre 2023.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 24 octobre 2023.